La majoria d'empreses no trien totes les eines alhora. L'ERP va arribar fa anys, la botiga en línia després i el CRM quan va créixer l'equip comercial, i cadascuna es va escollir perquè resolia bé la seva part. Poques vegades es va pensar alhora com s'intercanviarien les dades, així que aquesta part s'ha anat resolent sobre la marxa, sovint a mà.
Si dirigeixes una empresa o una àrea i et preguntes si ha arribat el moment de plantejar una integració de sistemes, aquí tens les situacions que més ens trobem als projectes i com solem plantejar el primer pas. Per reconèixer-les no cal saber res de tècnic, perquè solen estar a la vista en el dia a dia de l'equip.
Un full de càlcul que fa de pont
Gairebé totes les empreses en tenen algun. Una exportació de l'ERP que algú obre cada dilluns, retoca i torna a pujar a la botiga, o un Excel compartit on l'equip comercial apunta les comandes perquè administració les faturi. Al principi és una solució raonable i ràpida, i moltes vegades ho continua sent durant anys.
Comença a ser un senyal quan el full creix i pren vida pròpia, amb pestanyes que només entén qui el va crear i fórmules que ningú s'atreveix a tocar. Si aquesta persona se'n va de vacances i el procés s'atura, o si cada setmana cal comprovar a mà que els números quadren, el full està fent una feina que li correspondria a una connexió entre sistemes.
Amb els informes passa una cosa semblant. Quan per saber quant es va vendre el mes passat cal creuar diverses exportacions i algú dedica un parell de dies a muntar-ho, els números arriben amb dies de retard respecte del que passa a la botiga.
Dades que es teclegen dues vegades
Un altre senyal molt clar és veure l'equip escrivint el mateix en dos llocs. Una comanda que entra pel web i que algú torna a introduir a l'ERP, o un client nou que es dona d'alta al CRM i un altre cop al programa de facturació. Amb els preus passa igual: es canvia la tarifa al sistema de gestió i després algú l'actualitza a la botiga, producte per producte.
Cada vegada que es repeteix una dada hi ha la possibilitat d'equivocar-se en un dígit o en una referència, i aquests errors solen aparèixer tard, quan el client reclama o quan el tancament del mes no quadra. També hi ha un cost que es veu menys. Qui fa aquesta feina sol ser la gent que millor coneix el negoci, i bona part de la seva setmana se'n va a copiar dades que ja existeixen en un altre lloc.
Errors entre l'ERP i la botiga en línia
Aquest és el senyal que més es nota fora de l'empresa, perquè el pateix el client. Productes que surten disponibles al web quan al magatzem ja no en queden, o preus que no coincideixen amb la tarifa. També comandes que es queden a mig camí sense que ningú sàpiga en quin sistema s'han perdut. De vegades la connexió ja existeix, però és una sincronització que es llança un cop al dia o un connector que falla sense avisar ningú.
Quan apareixen errors d'aquest tipus, l'origen gairebé sempre és al punt on es troben els dos sistemes: a decidir quin mana sobre cada dada i què passa quan una actualització falla pel camí. Ho comentàvem des d'un altre angle quan explicàvem quan triar Shopify o desenvolupament a mida, perquè la relació amb l'ERP és una de les primeres coses que preguntem abans de recomanar la base d'una botiga.
Per on començar una integració de sistemes
Veure diversos d'aquests senyals no vol dir que calgui connectar-ho tot de cop ni canviar d'eines. El més habitual és partir del que ja funciona, l'ERP, la botiga o el CRM que l'equip coneix, i unir-ho per on avui passa més feina manual o on un error té més conseqüències. Hi ha tasques que es fan a mà un cop per trimestre i no compensa automatitzar, i d'altres que es repeteixen moltes vegades al dia i demanen una connexió com més aviat millor.
Un primer pas útil és dibuixar el recorregut d'una comanda o d'un client, des que entra fins que es factura: per quins sistemes passa, qui toca cada dada i en quin moment es copia d'un lloc a un altre. Amb aquest mapa al davant sol veure's de seguida quina connexió estalviaria més feina i quina pot esperar.
En aquesta fase ajuda molt haver fet integracions semblants abans. Un equip amb experiència sap coordinar-se amb el proveïdor de l'ERP, que gairebé sempre forma part del projecte, i pensa des del principi en el que no surt a la primera reunió, com què passa si la connexió es talla a mitja tarda o qui se n'assabenta quan una comanda no arriba al seu destí. És la feina que fem en integració de sistemes i automatització, i la plantegem perquè continuï funcionant quan canviï alguna cosa a qualsevol dels dos costats.
Si algun d'aquests senyals et sona
Si no tens clar si en el teu cas val la pena connectar les teves eines, ho podem mirar amb tu. Ens expliques com passa avui una comanda d'una eina a una altra i et diem si té sentit integrar alguna cosa i per on començaríem.
